Er zijn 4 velden te onderscheiden onder de knoppenbalk :
- Algemene informatie met betrekking tot de actie zoals o.a. actienummer, laatste wijziging, klachtnummer (indien de actie gegenereerd werd vanuit een klacht), … Deze informatie is niet wijzigbaar.
- Invulveld voor de Coördinator (kader 1)
- Actie aanmaken coördineren door de coördinator (kader 1)
- Verificatie plannen door de coördinator (kader 1)
- Invulveld voor de Behandelaar (kader 2)
- Actie uitvoeren door de behandelaar (kader 2)
- Invulveld voor de Verificateur (kader 3)
- Verificatie uitvoeren door de verificateur (kader 3)
Kader 1
Actie coördineren door de coördinator
Beschrijving van de knoppen in het formulier “Actie-coördinator"
- Opslaan: slaat de ingegeven informatie op voor verdere verwerking
- Behandelaar: stuurt de actie door naar de persoon aangeduid als behandelaar
- Historiek: geeft een historiek van het verloop van de actie
- Sluiten: keer terug naar scherm “Corrigerende en preventieve acties” zonder op te slaan
Hoe een actie coördineren?
1. Ga naar het groen gekleurde kader
2. Verplicht veld “Omschrijving (kort)” : Geef een korte omschrijving van de actie, deze informatie verschijnt in het algemeen overzicht en moet dus bondig en duidelijk zijn..
3. Selecteer het type actie : preventief of correctief
4. Veld ”Aanleiding” : Geef de aanleiding tot deze actie. De verschillende mogelijkheden zijn:
- Interne audit
- Analyseresultaat ontoereikend
- Customer complaint
- Non-conformity transport
Daarnaast kun je ook nog een nieuwe aanleiding ingeven d.m.v. de het groene 'plus' teken
5. Veld “Oorzaak” : Geef de mogelijke oorzaak van het probleem waardoor deze actie is ontstaan
6. Veld “Beschrijving (detail)” : Geef in detail alle bijkomende informatie voor deze actie
7. Verplicht veld “Behandelaar” : Selecteer via de knop “Behandelaar” de persoon die verantwoordelijk is voor de concrete uitvoering van de actie
8. Verplicht veld “Streefdatum uitvoering” : Selecteer via de kalender de datum waarop de actie genomen moet zijn.
9. Druk op de knop “Behandelaar” in de knoppenbalk om de actie door te sturen naar de uitvoerder.
Kader 2
Actie uitvoeren door de behandelaar
Beschrijving van de knoppen in het formulier “Actie - behandelaar”
- Opslaan: slaat de ingegeven informatie op voor verdere verwerking
- Uitgevoerd: stuurt de actie door naar de coördinator, voor een validatie te plannen, nadat er een gepaste correctieve of preventieve actie heeft plaats gehad
- Niet Uitgevoerd: stuurt de correctieve actie naar de coördinator om een nieuwe actie te plannen, omdat de gevraagde actie niet kon worden uitgevoerd om een omschreven reden
- Historiek: geeft een historiek van het verloop van de actie
- Sluiten: keer terug naar scherm “Corrigerende en preventieve acties” zonder op te slaan
Hoe een actie uitvoeren (aan de hand van een root cause analysis) ?
- Maak een "root cause analysis" aan de hand van de 5 why's. Voor meer info ga naar RCA.
- Verplicht veld “Opmerking” : Geef een korte omschrijving van de actie die u heeft uitgevoerd a.d.h.v. de root cause analysis, of geef een reden waarom u ze niet heeft uitgevoerd
a) indien een gepaste actie uitgevoerd : druk op de knop “Uitgevoerd”
b) indien geen actie uitgevoerd : druk op de knop “Niet uitgevoerd”
Hoe een verificatie plannen ?
- Ga naar het groen gekleurde kader
- Verplicht veld “Verificateur” : Selecteer via de knop ‘Verificateur” de persoon die de verificatie moet uitvoeren.
- Verplicht veld “Streefdatum verificatie” : Selecteer via de kalender de datum waarop de verificatie gebeurd moet zijn.
- Druk op de knop “Plan Verificatie” in de knoppenbalk om de verificatie door te sturen.
Kader3
Verificatie uitvoeren door de verificateur
Beschrijving van de knoppen in het formulier “Actie - Verificateur”
- Opslaan : slaat de ingegeven informatie op voor verdere verwerking
- Verificatie OK : zet de actie op status afgewerkt
- Verificatie NOK: stuurt de actie terug naar de uitvoerder.
- Historiek : geeft een historiek van het verloop van de actie
- Sluiten : keer terug naar scherm “Corrigerende en preventieve acties” zonder op te slaan
Hoe een actie verifiëren ?
- Ga naar het groen gekleurde kader
a) Druk op de knop “Verificatie OK” in de knoppenbalk indien de actie zijn doel bereikt heeft
b) Indien de actie niet het gewenste resultaat heeft behaald : geef de reden in het verplicht veld “opmerkingen” en druk op de knop “Verificatie NOK”