Comment demander des certificats de fournisseur?

Informations générales

Si un certificat doit être ajouté, a expiré ou est sur le point d'expirer, il doit être téléchargé dans Quasydoc.

Données de base > Fournisseur > Fournisseurs

Nouveaux certificats :

• Sélectionnez le fournisseur

• Onglet "Sites”

Si vous avez ajouté un nouveau fournisseur, aucun emplacement ne lui est encore associé. Vous devez d'abord le créer avant d'envoyer la demande. Ceci afin de faciliter la tâche du fournisseur.

Pour ce faire, allez dans l'onglet "Sites". Cliquez sur le bouton "Ajouter un emplacement" en haut.

Remplissez le nom de l'emplacement (= nom de la société) et sélectionnez le type. Remplissez également les données de contact. Ensuite, appuyez sur le bouton "Ajouter". L'emplacement est maintenant créé.

Cliquez sur le "Nom de l'emplacement" ouvert

Cliquez sur "Ajouter un certificat".

Open

L'écran suivant s'ouvre : remplissez les champs et cliquez sur "Ajouter".

Open

Mise à jour des certificats

1. Cliquez sur le fournisseur pour lequel vous souhaitez mettre à jour le certificat.

2. Cliquez sur le bouton "Demande de certificats" en haut.

3. Indiquez ensuite le certificat que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur "Envoyer".

4. Le fournisseur recevra un e-mail lui demandant de télécharger les certificats.

Si la demande est acceptée, vous recevrez une notification de Quasydoc :

Il arrive que la demande n'aboutisse pas, ce qui peut être dû aux raisons suivantes :

• Aucune personne de contact pour la qualité n'a été désignée.

• Aucune adresse électronique n'a été saisie pour la personne de contact.

5. Les certificats pour lesquels un remplacement a été demandé sont marqués d'un point d'exclamation.

6. Si le fournisseur clique sur ce point d'interrogation, il est dirigé vers l'aperçu des certificats de

l'emplacement sélectionné.

7. Le fournisseur doit sélectionner le type de certificat pour lequel un remplacement a été demandé.

8. Ensuite, le fournisseur doit cliquer sur le bouton "renouveler le certificat" et remplir tous les détails

nécessaires (score, date d'expiration, etc.). Si tout a été rempli : bouton "Ajouter".

9. Si le certificat a été remplacé, le fournisseur doit renvoyer la demande en utilisant le bouton "Envoyer au

client".

10. Le certificat renouvelé peut maintenant être consulté dans Quasydoc.

Télécharger vous-même les certificats

Certains fournisseurs ne souhaitent pas ou ne peuvent pas travailler avec le système Quasydoc, et envoient donc les certificats par e-mail, par exemple. Ceux-ci doivent ensuite être placés dans Quasydoc.

Pour ce faire, allez dans l'onglet Emplacements. Cliquez ensuite sur le "Nom de l'emplacement".

Cliquez sur le bouton "Ajouter un certificat". Si vous voulez renouveler un certificat qui a déjà été ajouté, cliquez sur le nom du certificat.

Remplissez tous les détails concernant le certificat et joignez le certificat. Dans le champ score, vous entrez le résultat du certificat. Par exemple, pour le BRC, c'est A et pour l'IFS, c'est 97,36%. Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter".

Le certificat est maintenant suspendu dans Quasydoc et est maintenant inclus dans le cycle de suivi (certificats expirés, presque expirés).