Algemene info
Indien een certificaat toegevoegd moet worden, verlopen is of bijna gaat verlopen, dient deze geüpload te worden In Quasydoc.
Basisgegevens > Leverancier > Leveranciers
Nieuwe certificaten:
Selecteer de leverancier
Tab “Locaties”
Indien je een nieuwe leverancier hebt toegevoegd, hangt hier nog geen locatie aan. Deze dien je eerst aan te maken vooraleer je de aanvraag verzend. Dit om het makkelijk voor de leverancier te maken.
Ga hiervoor naar het tabblad “Locaties”. Klik op de knop “Locatie Toevoegen” bovenaan.
Vul de locatienaam in (= bedrijfsnaam) en selecteer het type. Vul ook de contact gegevens in. Nadien druk je op de knop “Toevoegen”. De locatie is nu aangemaakt.
Klik de “Locatienaam” open
Klik op “Certificaat toevoegen”
Volgend scherm opent zich : Vul de velden aan en klik op “Toevoegen”.
Updaten certificaten
Klik op de leverancier waarvoor je het certificaat wilt updaten.
Klik bovenaan op de knop “Certificaten Toevoegen”.
3. Duidt vervolgens aan welk certificaat je wilt updaten en klik op “verzenden”.
4. De leverancier ontvangt een e-mail met een aanvraag tot het uploaden van de certificaten.
Als de aanvraag gelukt is, krijg je een melding van Quasydoc:
Soms kan het zijn dat de aanvraag niet lukt, dit kan volgende redenen hebben:
· Er is geen contactpersoon kwaliteit aangeduid.
· Er is geen e-mailadres ingevuld bij de contactpersoon.
5. De certificaten waarvoor een vervanging is aangevraagd, zijn gemarkeerd met een uitroepteken.
6. Indien de leverancier op dit vraagteken klikt, wordt de leverancier naar het het overzicht van certificaten geleid van de geselecteerde locatie.
7. De leverancier dient het certificaat type te selecteren waarvoor vervanging is aangevraagd.
8. Vervolgens dient de leverancier op de knop “certificaat” vernieuwen te klikken en alle nodige gegevens in te vullen (score, vervaldatum, etc.). Indien alles is ingevuld: knop “Toevoegen”.
9. Indien het certificaat is vervangen, dient de leverancier de aanvraag terug te sturen d.m.v. de knop “verzenden naar klant.”
10. Het vernieuwde certificaat is nu te raadplegen in Quasydoc.
Zelf certificaten uploaden
Sommige leveranciers willen of kunnen niet werken met het Quasydoc systeem en sturen dan bijvoorbeeld de certificaten per mail. Deze moeten dan in Quasydoc gehangen worden.
Ga hiervoor naar het tabblad Locaties. Klik dan op de “Locatienaam.”
Klik op de knop “Certificaat toevoegen”. Indien je een reeds toegevoegd certificaat wilt hernieuwen, klik je op de naam van het certificaat.
Vul alle gegevens betreffende het certificaat in en voeg het certificaat als bijlage toe. In het veld score vul je het resultaat van het certificaat in. Voor BRC is dit bijvoorbeeld A en voor IFS is dit bijvoorbeeld 97,36%. Klik dan op de knop “Toevoegen.”
Het certificaat hangt nu in Quasydoc en wordt nu meegenomen in de opvolgingscyclus (verlopen, bijna verlopen certificaten).