Bij het aanmaken van een nieuwe vergadering, zijn er 3 tabbladen:
Eerst dienen de algemene gegevens ingevuld worden in het tabblad 'Algemeen':
- Vergadertype: selecteer een vergadertype adhv het icoontje. Voor meer informatie omtrent het aanmaken van vergadertypes, klik hier.
- Beschrijving: vul de beschrijving van de vergadering in
- Begin/eindtijd: vul de datum en het uur in waarop de vergadering plaats dient te vinden
- Plaats: geef de locatie van de vergadering in
In het tabblad 'Deelnemers' worden de voorzitter, notulist een deelnemers weergegeven die ingesteld werden in het vergadertype.
In het tabblad 'Agendapunten' worden de agendapunten opgehaald die in het vergadertype werden aangemaakt. Je kan er ook nog agendapunten aan toevoegen, door op de hyperlink 'Toevoegen agendapunt' te klikken. Aan de hand van de knop 'Kopieer vorige agenda', kan alle agendapunten van een voorgaande vergadering kopieren.
Eens al deze gegevens ingevuld zijn, kan de vergadering gepland worden adhv de knop 'Plannen'. Alle deelnemers ontvangen dan een uitnodiging via mail. De status van de vergadering veranderd dan naar 'Gepland'.
Op het ogenblik dat de vergadering plaatsvindt, kan de vergadering geopend worden adhv de knop 'Open vergadering'. De status van de vergadering veranderd dan naar 'Open'. Voor meer info over het schrijven van het verslag, klik hier.