Eens een document is goedgekeurd ,kan iedereen die recht heeft om het document te openen een wijzigingsaanvraag indienen.
De knop 'Aanvraag wijziging' is enkel zichtbaar bij een goedgekeurd document. Deze aanvraag kan bijvoorbeeld worden gebruik door de mensen op de werkvloer wanneer een verandering in werkwijze plaatsvindt en de instructie dient aangepast te worden.
Alleen de velden 'Korte omschrijving' en 'Details' dienen ingevuld te worden. Via de knop 'Doorsturen naar opstellers' worden de opstellers via mail op de hoogte gebracht.
Deze aanvraag verschijnt in het tabblad 'Wijzigingsaanvragen'.
De opstellers kunnen deze wijzigingsaanvraag openen door op het nummer van de aanvraag te klikken.
De opsteller kan gebruik maken van drie mogelijkheden om deze aanvraag te behandelen:
- Afwijzen: aanvraag wordt afgewezen + reden invullen.
- Onmiddellijk revisie: nieuwe versie moet gemaakt worden
- Bij volgende revisie opnemen: op het tabblad algemeen aangegeven na welke periode een document moet gereviseerd worden
De aanvrager zal via mail verwittigd worden wat er met zijn wijzigingsaanvraag zal gebeuren.