De basisbouwstenen van een workflow zijn de verschillende velden. Deze moeten vooraf aangemaakt worden zodat ze in een volgende fase gebruikt kunnen worden in schermen. Een veld kan worden toegevoegd door op de knop “Veld” te drukken.
Je komt dan in het scherm voor de creatie van een nieuw veld terecht.
Binnen Quasydoc krijgen de velden automatisch een uniek volgnummer.
De gebruiker kan zelf volgende gegevens definiëren:
...
- Lengte: Het aantal cijfers waaruit dit getal maximaal is opgebouwd.
- Decimalen: Waarvan x cijfers na de decimale komma
2.Alfanumeriek
Dit veld is bedoeld om korte tekstuele gegevens te registreren.
Voor alfanumerieke velden moet volgende extra info worden ingegeven:
Lengte: Het aantal karakters waaruit dit veld maximaal is opgebouwd. Dit is door het systeem beperkt tot 255 karakters, waarvan er 33 zonder scrollen op het scherm te zien zullen zijn.
...
4.Bijlage
Met dit veld kun je de gebruiker van de workflow de mogelijkheid geven om één of meerdere bijlagen op te laden. De grootte van het bestand kan beperkt worden.
5.Datum
Dit veld is bedoeld om manueel in te geven datums te registreren. Dit kan met behulp van een kalendertje om een specifieke dag te selecteren.
Daarnaast zijn er ook nog datumvelden die automatisch aangemaakt worden. Die komen verderop aan bod bij Quasydoc velden en berekende datumvelden.
6.Quasydoc veld
Dit veldtype is een verzamelnaam voor een hele reeks van specifieke velden die automatisch door Quasydoc worden aangemaakt:
Voor velden van het type “Quasydoc-veld” moet met behulp van de selectiebox met deze naam één specifiek type gekozen worden. De verschillende Quasydoc velden zijn :
- Functies: Dit veldtype geeft de mogelijkheid om een keuzelijst te tonen met alle functies die in het menu-item “Human resources– Groepen” gedefinieerd werden. Dit kan bij voorbeeld gebruikt worden om een functie te kunnen selecteren die in een volgende stap speciale rechten moet krijgen.
- Proces: Dit veldtype geeft de mogelijkheid om een keuzelijst te tonen met alle processen die in het menu-item “Product – processen” gedefinieerd werden. Samen met het veld processen wordt ook een gekoppeld veld proceseigenaar gedefinieerd. Zo kan na selectie van een bepaald proces, de proceseigenaar in een volgende stap speciale rechten krijgen.
- Actie – Status: Elke actie in een workflow kan 2 statussen hebben, “afgewerkt” of “niet afgewerkt”. Dit veld geeft de mogelijkheid om hier op te selecteren in het overzichtsscherm zodat bij openen bij voorbeeld enkel de niet afgewerkte acties getoond worden.
- Actie – Nummer stap: Dit veldtype wordt automatisch door Quasydoc ingevuld en geeft steeds de nummer van de actuele stap in de workflow aan. Dit kan handig gebruikt worden bij testen van een workflow.
- Actie – Stap: Dit veldtype wordt automatisch door Quasydoc ingevuld en geeft steeds de naam van de actuele stap in de workflow aan. Dit veld wordt vaak ook in het overzichtsscherm van de workflow opgenomen, zodat duidelijk is in welke stap de workflow zich bevindt. (zie verder)
- Actie – Actie door: Dit veldtype wordt automatisch door Quasydoc ingevuld en geeft steeds de gebruikers aan die uitvoerder zijn van de huidige stap. Het zijn met andere woorden de gebruiker(s) die verantwoordelijk zijn voor de voortgang van de workflow.
Als extra informatie kan hier het formaat worden meegegeven waarin de naam van de gebruikers moet getoond worden. We hebben hier de keuze tussen:
...
- Gebruikers: Dit veldtype geeft de mogelijkheid om een keuzelijst te tonen met alle - of een subgroep van - gebruikers van het systeem. Dit kan zeer handig zijn om één bepaalde gebruiker te kunnen selecteren die in een volgende stap speciale rechten moet krijgen. Een concreet voorbeeld hiervan is bepalen wie de uitvoerder van de volgende stap is.
Als extra informatie kan hier het formaat worden meegegeven waarin de naam van de gebruikers moet getoond worden. We hebben hier de keuze tussen:
...
- Datum aangemaakt: Dit veldtype is registreert de datum dat een workflow werd gelanceerd. Het wordt typisch gebruikt om de meldingsdatum van een issue automatisch te registreren. Formaat van de datum kan je zelf bepalen. Je kan aan de datum aangemaakt(vb.datum klacht) een herinnering (na x dagen of minuten) koppelen:
- Initiator: Dit veldtype is registreert de naam van de gebruiker die de workflow gelanceerd heeft. Het wordt typisch gebruikt om de aanvrager van een actie automatisch te registreren.
...
- Groep van gebruiker: Dit is een veld dat de groep toont waartoe een gebruiker (inhoud van een veld van het type gebruiker) behoort. Zo kan vrij eenvoudig bepaald worden tot welke functie, afdeling, divisie, … een bepaalde gebruiker hoort. Vb. Bij keuze van een gebruiker wordt automatisch zijn plaats in het organigram getoond.
- Afhankelijk van veld: Hier geven we aan over welke gebruiker het gaat. We krijgen hier een listbox met alle velden van het type gebruiker die in de workflow gebruikt worden
- Type: We bepalen hier het type groep (bedrijf, divisie, afdeling, functie of andere)
- Niveau: Hiermee bepalen we hoeveel niveaus we in de organisatiestructuur moeten opklimmen.
...
7.Keuzelijst
Binnen de workflow module in Quasydoc kan je keuzelijsten definiëren, die in de workflow als een apart veld kunnen gebruikt worden. We hebben de mogelijkheid om te kiezen tussen globale en lokale keuzelijsten. Keuzelijsten moeten vooraf gedefinieerd worden in de overeenkomstige tabbladen”.
- Globale keuzelijsten à kunnen in elke workflow van de omgeving gebruikt worden
- Lokale keuzelijsten à kunnen enkel in de workflow in kwestie gebruikt worden.
Eenmaal keuzelijsten gedefinieerd zijn kunnen ze, door keuze van het veldtype “keuzelijst” eenvoudig worden toegevoegd.
Keuzelijsten kunnen ook op 2 niveaus gedefinieerd worden. Dit noemen we afhankelijke keuzelijsten. We bedoelen hiermee dat de keuzemogelijkheden in deze lijst bepaald (beperkt) worden door de selectie in de bovenliggende keuzelijst.
In geval van gekoppelde keuzelijsten moet er duidelijk aangegeven welk het bovenliggende veld is. Een keuzelijst kan immers in meerdere velden binnen dezelfde workflow gebruikt worden.
8.Automatische nummering
Met dit veldtype kunnen we een complexere automatische nummering bekomen dan met het eerder besproken Quasydoc veld “Nummer actie”. Er is zelfs een nummering met terugwerkende kracht mogelijk.
De gebruiker kan zelf volgende gegevens definiëren:
...
9.Datum + tijd (berekend)
Met dit veldtype wordt het mogelijk gemaakt een bepaald moment te registreren (datum + tijd). Deze momenten zijn gekoppeld aan het goedkeuren of afkeuren van een aan te geven stap in de workflow, deze moet wel al gedefinieerd zijn.
Een voor de hand liggende toepassing hiervan is de bepaling van het moment dat een workflow afgewerkt is. Zo kan die datum ook getoond worden in het overzicht.
Volgende gegevens zijn zelf te definiëren:
...
10.Mail
Hiermee wordt een veld aangemaakt waarmee met één druk op de knop in een workflow een mail naar keuze kan worden gestuurd.
Het resultaat ziet er als volgt uit:
Met een druk op de knop komt men in volgend detailscherm:
11.Subworkflow
Hiermee kan een andere workflow als “veld” worden toegevoegd.
- Eén specifieke actie of alle acties verschijnen dan als één of meerdere aparte knoppen.
- De verschillende gelanceerde acties worden opgelijst in de hoofdflow.
- Er kan gekozen worden voor al dan niet verplichte validatie ifv aantal voltooide stappen.
Hieronder een voorbeeld van het resultaat van een subworkflow:
12.Veld uit hoofdworkflow
Het is nu ook mogelijk om één of meerdere velden uit de hoofdworkflow weer te geven in de gekoppelde subworkflow. Koppeling gebeurt vanuit de subworkflow.
In het overzicht ziet er dit als volgt uit:
Je kan het veld ook informatief toevoegen aan verschillende tabbladen. Veld kan evengoed een datum- of tekstveld zijn.
...
- Veldtype van deze velden moet numeriek zijn
- Het veld moet getagd zijn (alleen deze velden kunnen in de formule worden toegevoegd)
- Berekende velden moeten in dezelfde stap aanwezig zijn
Opbouw van de formule:
Wanneer het type “berekend” gekozen is, zullen er een aantal extra velden verschijnen:
- Workflow – Actie: wanneer er meerdere acties zijn moet hieruit een keuze gemaakt worden
- Stap: keuze uit de verschillende stappen die in de gekozen actie voorkomen
- Berekening: verschillende mogelijkheden (keuzelijst) wanneer de berekening moet worden uitgevoerd
- Opbouw van de formule: veld selecteren uit de keuzelijst + knop toevoegen field: tagname verschijnt in de tekstbox. Nadat je een veld geselecteerd heb kan je een operator (+,-,*,/) toevoegen, daarna opnieuw een veld selecteren of cijfer toevoegen. Eventueel het aantal decimalen van de uitkomst instellen.
Berekend veld kan niet opnieuw in een berekening gebruikt worden.