Workflow - Velden

De basisbouwstenen van een workflow zijn de verschillende velden. Deze moeten vooraf aangemaakt worden zodat ze in een volgende fase gebruikt kunnen worden in schermen. Een veld kan worden toegevoegd door op de knop “Veld” te drukken.

Je komt dan in het scherm voor de creatie van een nieuw veld terecht.

Binnen Quasydoc krijgen de velden automatisch een uniek volgnummer.
De gebruiker kan zelf volgende gegevens definiëren:

Omschrijving NL/FR/EN/DE: een herkenbare naam voor het veld in alle talen die binnen het bedrijf ondersteund worden.

->Deze benaming zal de gebruiker in de workflow zien.

Type: Quasydoc ondersteunt een hele reeks veldtypes. (zie verder);
Volgorde: In deze volgorde zullen de velden in het overzichtsscherm aan de gebruiker getoond worden.
Breedte in overzicht: Hier kan een kolom in het overzichtsscherm breder worden gemaakt. O.w.v. de leesbaarheid bewaakt Quasydoc de minimale breedte v/e kolom.

Zoek in overzicht: Indien ja, zal er in het overzichtsscherm boven aan deze kolom een veld verschijnen om een zoekterm in te geven. Indien er meerdere velden op zoeken = “Ja” worden gezet, zal Quasydoc automatisch een gecombineerde zoekactie uitvoeren.

Een overzicht van de verschillende veldtypes die we in Quasydoc kunnen gebruiken:

Numeriek
Alfanumeriek
Opmerking
Bijlage
Datum
Quasydoc veld
Keuzelijst
Automatische nummering
Datum + tijd (berekend)
Mail
Subworkflow
Hoofdworkflowveld
Berekend veld

1.Numeriek:

Dit veld is bedoeld om getallen in te registreren. Er gebeurt een automatische input validatie om te controleren dat de ingevoerde waarde zeker numeriek is. Ook bij export naar Excel wordt er voor gezorgd dat dit als numerieke waarde behouden blijft, zodat er daar makkelijk berekeningen mee kunnen gebeuren.
Op dit moment kunnen er in Quasydoc zelf, met dit type veld, geen berekeningen gebeuren. Dit is één van de mogelijkheden voor toekomstige uitbreidingen.
Voor numerieke velden moet volgende extra info worden ingegeven:

Lengte: Het aantal cijfers waaruit dit getal maximaal is opgebouwd.
Decimalen: Waarvan x cijfers na de decimale komma

2.Alfanumeriek
Dit veld is bedoeld om korte tekstuele gegevens te registreren.

Voor alfanumerieke velden moet volgende extra info worden ingegeven:
Lengte: Het aantal karakters waaruit dit veld maximaal is opgebouwd. Dit is door het systeem beperkt tot 255 karakters, waarvan er 33 zonder scrollen op het scherm te zien zullen zijn.

3.Opmerking
Dit veld is bedoeld om lange tekstuele info te registreren. Er is geen beperking qua hoeveelheid informatie. Hier moet geen extra info worden ingegeven.

4.Bijlage
Met dit veld kun je de gebruiker van de workflow de mogelijkheid geven om één of meerdere bijlagen op te laden. De grootte van het bestand kan beperkt worden.

5.Datum
Dit veld is bedoeld om manueel in te geven datums te registreren. Dit kan met behulp van een kalendertje om een specifieke dag te selecteren.
Daarnaast zijn er ook nog datumvelden die automatisch aangemaakt worden. Die komen verderop aan bod bij Quasydoc velden en berekende datumvelden.

6.Quasydoc veld
Dit veldtype is een verzamelnaam voor een hele reeks van specifieke velden die automatisch door Quasydoc worden aangemaakt:

Voor velden van het type “Quasydoc-veld” moet met behulp van de selectiebox met deze naam één specifiek type gekozen worden. De verschillende Quasydoc velden zijn :

Functies: Dit veldtype geeft de mogelijkheid om een keuzelijst te tonen met alle functies die in het menu-item “Human resources– Groepen” gedefinieerd werden. Dit kan bij voorbeeld gebruikt worden om een functie te kunnen selecteren die in een volgende stap speciale rechten moet krijgen.
Proces: Dit veldtype geeft de mogelijkheid om een keuzelijst te tonen met alle processen die in het menu-item “Product – processen” gedefinieerd werden. Samen met het veld processen wordt ook een gekoppeld veld proceseigenaar gedefinieerd. Zo kan na selectie van een bepaald proces, de proceseigenaar in een volgende stap speciale rechten krijgen.
Actie – Status: Elke actie in een workflow kan 2 statussen hebben, “afgewerkt” of “niet afgewerkt”. Dit veld geeft de mogelijkheid om hier op te selecteren in het overzichtsscherm zodat bij openen bij voorbeeld enkel de niet afgewerkte acties getoond worden.
Actie – Nummer stap: Dit veldtype wordt automatisch door Quasydoc ingevuld en geeft steeds de nummer van de actuele stap in de workflow aan. Dit kan handig gebruikt worden bij testen van een workflow.
Actie – Stap: Dit veldtype wordt automatisch door Quasydoc ingevuld en geeft steeds de naam van de actuele stap in de workflow aan. Dit veld wordt vaak ook in het overzichtsscherm van de workflow opgenomen, zodat duidelijk is in welke stap de workflow zich bevindt. (zie verder)

Actie – Actie door: Dit veldtype wordt automatisch door Quasydoc ingevuld en geeft steeds de gebruikers aan die uitvoerder zijn van de huidige stap. Het zijn met andere woorden de gebruiker(s) die verantwoordelijk zijn voor de voortgang van de workflow.

Als extra informatie kan hier het formaat worden meegegeven waarin de naam van de gebruikers moet getoond worden. We hebben hier de keuze tussen:

Gebruiker: Dit is de username waarmee de gebruiker in kwestie inlogt
Voornaam + Naam
Naam + Voornaam

Gebruikers: Dit veldtype geeft de mogelijkheid om een keuzelijst te tonen met alle - of een subgroep van - gebruikers van het systeem. Dit kan zeer handig zijn om één bepaalde gebruiker te kunnen selecteren die in een volgende stap speciale rechten moet krijgen. Een concreet voorbeeld hiervan is bepalen wie de uitvoerder van de volgende stap is.

Als extra informatie kan hier het formaat worden meegegeven waarin de naam van de gebruikers moet getoond worden. We hebben hier de keuze tussen:

Gebruiker: Dit is de username waarmee de gebruiker in kwestie inlogt;
Voornaam + Naam
Naam + Voornaam

Verder kan aangegeven worden of er al dan niet een default waarde moet worden ingegeven in de keuzelijst en tot welke groep van gebruikers de keuzelijst moet beperkt worden indien dat nodig moest zijn. Je kan ook de status van de gebruiker aangeven (Actief – Niet actief – Uit dienst - geblokkeerd)

Datum aangemaakt: Dit veldtype is registreert de datum dat een workflow werd gelanceerd. Het wordt typisch gebruikt om de meldingsdatum van een issue automatisch te registreren. Formaat van de datum kan je zelf bepalen. Je kan aan de datum aangemaakt(vb.datum klacht) een herinnering (na x dagen of minuten) koppelen:

Initiator: Dit veldtype is registreert de naam van de gebruiker die de workflow gelanceerd heeft. Het wordt typisch gebruikt om de aanvrager van een actie automatisch te registreren.

Dit veld is vrij belangrijk omdat het toelaat om de aanvrager in de flow te betrekken en selectief rechten toe te kennen (zie verder). Als extra informatie kan hier het formaat worden meegegeven waarin de naam van de initiator moet getoond worden.

Nummer actie: Quasydoc voorziet standaard een automatische volgnummer voor al de gelanceerde acties. Dit veldtype geeft u de mogelijkheid dit nummer te gebruiken. Het wordt typisch gebruikt om het volgnummer in het overzicht te tonen, al dan niet in combinatie met de zoekfunctie.

Afdeling: Dit is een variant van het veldtype “Quasydoc veld – functie”. Het Quasydoc veld afdeling, geeft de mogelijkheid om een keuzelijst te tonen met alle afdelingen die in het menu-item “Human resources – Groepen” gedefinieerd werden.

Machine: Dit veld geeft de mogelijkheden om machines, die in de module “technisch onderhoud” werden gedefinieerd ook te gebruiken in een workflow.

Groep van gebruiker: Dit is een veld dat de groep toont waartoe een gebruiker (inhoud van een veld van het type gebruiker) behoort. Zo kan vrij eenvoudig bepaald worden tot welke functie, afdeling, divisie, … een bepaalde gebruiker hoort. Vb. Bij keuze van een gebruiker wordt automatisch zijn plaats in het organigram getoond.

Afhankelijk van veld: Hier geven we aan over welke gebruiker het gaat. We krijgen hier een listbox met alle velden van het type gebruiker die in de workflow gebruikt worden
Type: We bepalen hier het type groep (bedrijf, divisie, afdeling, functie of andere)
Niveau: Hiermee bepalen we hoeveel niveaus we in de organisatiestructuur moeten opklimmen.

Klant: Dit veld geeft de mogelijkheden om klanten, die in de module “basisgegevens - klanten” werden gedefinieerd ook te gebruiken in een workflow. Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen klanten & prospecten.

7.Keuzelijst
Binnen de workflow module in Quasydoc kan je keuzelijsten definiëren, die in de workflow als een apart veld kunnen gebruikt worden. We hebben de mogelijkheid om te kiezen tussen globale en lokale keuzelijsten. Keuzelijsten moeten vooraf gedefinieerd worden in de overeenkomstige tabbladen”.

Globale keuzelijsten à kunnen in elke workflow van de omgeving gebruikt worden
Lokale keuzelijsten à kunnen enkel in de workflow in kwestie gebruikt worden.

Eenmaal keuzelijsten gedefinieerd zijn kunnen ze, door keuze van het veldtype “keuzelijst” eenvoudig worden toegevoegd.
Keuzelijsten kunnen ook op 2 niveaus gedefinieerd worden. Dit noemen we afhankelijke keuzelijsten. We bedoelen hiermee dat de keuzemogelijkheden in deze lijst bepaald (beperkt) worden door de selectie in de bovenliggende keuzelijst.

In geval van gekoppelde keuzelijsten moet er duidelijk aangegeven welk het bovenliggende veld is. Een keuzelijst kan immers in meerdere velden binnen dezelfde workflow gebruikt worden.

8.Automatische nummering
Met dit veldtype kunnen we een complexere automatische nummering bekomen dan met het eerder besproken Quasydoc veld “Nummer actie”. Er is zelfs een nummering met terugwerkende kracht mogelijk.

De gebruiker kan zelf volgende gegevens definiëren:

Prefix: Een vaste tekst die standaard voor het nummer wordt gezet
Suffix: Een vaste tekst die standaard achter het nummer wordt gezet
Aanvullen met: Een karakter dat kan gebruikt worden om de nummers allemaal even lang te maken. Vb. aanvullen met 0 tot lengte 5 geeft 00005 en 03781
Volgende waarde: Geeft het getal dat bij het volgende record zal gebruikt worden

Berekening veld: Geeft u de mogelijkheid om de nummering niet steeds te verhogen, maar enkel indien het nummer zichtbaar is. Zo kan men door bijvoorbeeld een nummer in een apart tabblad te zetten, dat maar in een bepaalde stap zichtbaar wordt, bekomen dat een nummer maar in een specifiek geval verhoogd wordt. Een concreet voorbeeld zou kunnen zijn een apart nummer voor terechte en onterechte klachten in éénzelfde workflow.

9.Datum + tijd (berekend)
Met dit veldtype wordt het mogelijk gemaakt een bepaald moment te registreren (datum + tijd). Deze momenten zijn gekoppeld aan het goedkeuren of afkeuren van een aan te geven stap in de workflow, deze moet wel al gedefinieerd zijn.
Een voor de hand liggende toepassing hiervan is de bepaling van het moment dat een workflow afgewerkt is. Zo kan die datum ook getoond worden in het overzicht.

Volgende gegevens zijn zelf te definiëren:

Workflow – Actie & stap: hier wordt aangegeven over welke stap het gaat
Berekening veld: hier kan je de trigger bepalen die de berekening initieert

10.Mail
Hiermee wordt een veld aangemaakt waarmee met één druk op de knop in een workflow een mail naar keuze kan worden gestuurd.
Het resultaat ziet er als volgt uit:

Met een druk op de knop komt men in volgend detailscherm:

11.Subworkflow
Hiermee kan een andere workflow als “veld” worden toegevoegd.

Eén specifieke actie of alle acties verschijnen dan als één of meerdere aparte knoppen.
De verschillende gelanceerde acties worden opgelijst in de hoofdflow.
Er kan gekozen worden voor al dan niet verplichte validatie ifv aantal voltooide stappen.

Hieronder een voorbeeld van het resultaat van een subworkflow:

12.Veld uit hoofdworkflow
Het is nu ook mogelijk om één of meerdere velden uit de hoofdworkflow weer te geven in de gekoppelde subworkflow. Koppeling gebeurt vanuit de subworkflow.

In het overzicht ziet er dit als volgt uit:

Je kan het veld ook informatief toevoegen aan verschillende tabbladen. Veld kan evengoed een datum- of tekstveld zijn.

13.Berekend veld
Met numerieke velden van dezelfde stap (velden kunnen zich op verschillende tabbladen bevinden) kan je eenvoudige berekeningen uitvoeren. Voorwaarden om dit te kunnen uitvoeren zijn:

Veldtype van deze velden moet numeriek zijn
Het veld moet getagd zijn (alleen deze velden kunnen in de formule worden toegevoegd)
Berekende velden moeten in dezelfde stap aanwezig zijn

Opbouw van de formule:
Wanneer het type “berekend” gekozen is, zullen er een aantal extra velden verschijnen:

Workflow – Actie: wanneer er meerdere acties zijn moet hieruit een keuze gemaakt worden
Stap: keuze uit de verschillende stappen die in de gekozen actie voorkomen
Berekening: verschillende mogelijkheden (keuzelijst) wanneer de berekening moet worden uitgevoerd
Opbouw van de formule: veld selecteren uit de keuzelijst + knop toevoegen  field: tagname verschijnt in de tekstbox. Nadat je een veld geselecteerd heb kan je een operator (+,-,*,/) toevoegen, daarna opnieuw een veld selecteren of cijfer toevoegen. Eventueel het aantal decimalen van de uitkomst instellen.

Berekend veld kan niet opnieuw in een berekening gebruikt worden.