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Dans l'environnement master (= l'environnement qui veut transmettre les documents) :
Au niveau des Ressources Humaines, créez une fonction (p.ex. approbateur de documents externes)
Dans administration locale >Données de l'entreprise - onglet Gestion des documents
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- Chapitre
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"Autres"
“Approuver les documents créés externement” indiquer encore qui est autorisé à le faire
Dans Administration locale >Données de l'entreprise - onglet Gestion des documents - Chapitre “Autres”
“Peut attribuer des documents à des environnements liés » - la fonction définit qui peut le faire.
Une fois que cela est fait, vous pouvez lier les documents.
Allez dans votre environnement principal : Gestion des documents > Documents
Un nouvel onglet "Créer pour les clientsLier environnements" est maintenant visible ici.
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Si vous cliquez sur cet onglet, vous verrez tous les environnements liés et vous pourrez les sélectionner dès qu'il y aura une version approuvée du document.
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Sélectionnez les environnements auxquels vous souhaitez transmettre le document (dernière version approuvée) et cliquez sur enregistrer.
Ces documents sont ensuite visibles sous forme d'aperçu dans l'environnement du client (= les environnements auxquels vous souhaitez envoyer les documents) dans Gestion des documents > Documents externes.
Vous pouvez également lier des environnements via une matrice.
Dans l'écran de aperçu des documents, vous pouvez lier des documents à plusieurs environnements à la fois via le bouton « Lier environnements ».
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Les documents pour lesquels il existe une dernière version approuvée sont affichés, ainsi que l'environnement par colonne.
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Le filtre « Lier environnements » vous permet de déterminer le nombre de colonnes/le nombre d'environnements que vous souhaitez voir apparaître dans votre écran.