Per stap van de workflow kunnen volgende mails (per taal) ingesteld worden :
Mail informeer :
mail bij goedkeuren vorige stap
mail bij afkeuren vorige stap
Mail uitvoerder
mail bij goedkeuren vorige stap
mail bij afkeuren vorige stap
Voor elke mail kan er een onderwerp en body ingesteld worden en kunnen er velden uit de workflow toegevoegd worden.
Bij de rechten van elke stap kan er ingesteld worden naar wie de mails verstuurd moeten worden.
Mail informeer : bij goedkeuren en er is een onderwerp ingesteld voor de mail
Informeer mail :
Functie : alle actieve gebruikers gekoppeld aan de functie waarvoor informeer op ‘ja’ in gesteld is voor deze stap
Functievelden : indien voor een functieveld informeer op ‘ja’ staat wordt de gekozen functie van dit veld in de huidige workflow gebruikt. Afhankelijk van de ingestelde waarde in kolom ‘Informeer wie’, krijgen alle leden van deze functie een mail of alleen de ingestelde verantwoordelijken van deze functie (onder 'Human resources') een mail
Gebruikers : de ingestelde gebruiker voor dit workflowveld zal een mail krijgen als de waarde van informeer op ‘ja’ ingesteld is
Initiator van de workflow : deze gebruiker krijgt steeds deze mail
Uitvoerder mail :
Functie : alle ingestelde verantwoordelijken (laatste kolom) van een functie waarvoor informeer op ‘ja’ ingesteld is en waarvoor ‘wijzigen’ aangevinkt is