Workflow - configuratie mails

Owned by Gert Carmans
Last updated: Mar 08, 2023
4 min read

Per stap van de workflow kunnen volgende mails (per taal) ingesteld worden :

 

  • Mail informeer :

    • mail bij goedkeuren vorige stap

    • mail bij afkeuren vorige stap

  • Mail uitvoerder

    • mail bij goedkeuren vorige stap

    • mail bij afkeuren vorige stap

Voor elke mail kan er een onderwerp en body ingesteld worden en kunnen er velden uit de workflow toegevoegd worden.

 

Bij de rechten van elke stap kan er ingesteld worden naar wie de mails verstuurd moeten worden.

 

Mail : bij goedkeuren en er is een onderwerp ingesteld voor de mail

Informeer mail :

  • Functie : alle actieve gebruikers gekoppeld aan de functie waarvoor informeer op ‘ja’ in gesteld is voor deze stap

  • Functievelden : indien voor een functieveld informeer op ‘ja’ staat wordt de gekozen functie van dit veld in de huidige workflow gebruikt. Afhankelijk van de ingestelde waarde in kolom ‘Informeer wie’, krijgen alle leden van deze functie een mail of alleen de ingestelde verantwoordelijken van deze functie (onder ‘Human resources > Groepen > detailscherm van de groep > knop ‘Leden’ > kolom 'Verantwoordelijke’') een mail

  • Gebruikers : de ingestelde gebruiker voor dit workflow veld zal een mail krijgen als de waarde van informeer op ‘ja’ ingesteld is

  • Initiator van de workflow : deze gebruiker krijgt steeds deze mail

 

Uitvoerder mail :

  • Functie : alle ingestelde verantwoordelijken (laatste kolom) van een functie waarvoor informeer op ‘ja’ ingesteld is en waarvoor ‘wijzigen’ aangevinkt is

  • Functievelden : indien voor een functieveld informeer op ‘ja’ staat en waarvoor ‘wijzigen’ aangevinkt is wordt de gekozen functie van dit veld in de huidige workflow gebruikt. Afhankelijk van de ingestelde waarde in kolom ‘Informeer wie’, krijgen alle leden van deze functie een mail of alleen de ingestelde verantwoordelijken van deze functie (onder ‘Human resources > Groepen > detailscherm van de groep > knop ‘Leden’ > kolom 'Verantwoordelijke’') een mail

  • Gebruikers : de ingestelde gebruiker voor dit workflow veld zal een mail krijgen als de waarde van informeer op ‘ja’ ingesteld is en indien ‘wijzigen’ aangevinkt is

  • Initiator van de workflow : indien de initiator de workflow kan wijzigen, krijgt deze gebruiker ook deze mail

 

Mail : bij afkeuren en er is een onderwerp ingesteld voor de mail en de workflow gaat naar stap 1

  • de initiator van deze workflow krijgt een mail

 

Mail : bij afkeuren en er is een onderwerp ingesteld voor de mail en de workflow gaat niet naar stap 1

 

Informeer mail :

  • Functie : alle actieve gebruikers gekoppeld aan de functie waarvoor informeer op ‘ja’ in gesteld is voor deze stap

  • Functievelden : indien voor een functieveld informeer op ‘ja’ staat wordt de gekozen functie van dit veld in de huidige workflow gebruikt. Afhankelijk van de ingestelde waarde in kolom ‘Informeer wie’, krijgen alle leden van deze functie een mail of alleen de ingestelde verantwoordelijken van deze functie (onder ‘Human resources > Groepen > detailscherm van de groep > knop ‘Leden’ > kolom 'Verantwoordelijke’') een mail

  • Gebruikers : de ingestelde gebruiker voor dit workflow veld zal een mail krijgen als de waarde van informeer op ‘ja’ ingesteld is

  • Initiator van de workflow : deze gebruiker krijgt steeds deze mail

  • Goedkeurders van de workflow : de goedkeurders die de cyclus reeds goedgekeurd hebben, krijgen deze mail

 

Uitvoerder mail :

  • Functie : alle ingestelde verantwoordelijken (laatste kolom) van een functie waarvoor informeer op ‘ja’ ingesteld is en waarvoor ‘wijzigen’ aangevinkt is

  • Functievelden : indien voor een functieveld informeer op ‘ja’ staat en waarvoor ‘wijzigen’ aangevinkt is wordt de gekozen functie van dit veld in de huidige workflow gebruikt. Afhankelijk van de ingestelde waarde in kolom ‘Informeer wie’, krijgen alle leden van deze functie een mail of alleen de ingestelde verantwoordelijken van deze functie (onder ‘Human resources > Groepen > detailscherm van de groep > knop ‘Leden’ > kolom 'Verantwoordelijke’') een mail

  • Gebruikers : de ingestelde gebruiker voor dit workflow veld zal een mail krijgen als de waarde van informeer op ‘ja’ ingesteld is en indien ‘wijzigen’ aangevinkt is

  • Initiator van de workflow : indien de initiator de workflow kan wijzigen, krijgt deze gebruiker ook deze mail

Â