Voor bepaalde zaken kan het handig zijn om standaard E-mail sjablonen te hebben om een eerste verwittiging naar bijvoorbeeld klant of leverancier te sturen.
Moest er een leveranciersklacht zijn, hoeft niet iedere keer een mail opgesteld te worden maar kan men hier een sjabloon voor gebruiken waarbij het mogelijk is om relevante informatie automatisch op te halen uit Quasydoc.
Momenteel is dit mogelijk voor 2 onderdelen, namelijk leveranciersklachten en klantenklachten.
Als voorbeeld zie je hier een sjabloon dat opgemaakt is dat de eerste informatie bevat met betrekking tot een leveranciersklacht:
Vervolgens kun je zowel in het Nederlands, Frans, Duits en Engels een mail opstellen waarbij je de mogelijkheid hebt om "velden" toe te voegen. Dit is informatie over het product, de levering of de klacht die Quasydoc automatisch gaat opahalen. De werking hiervan gaat als volgt:
- Een leveranciersklacht is aangemaakt en staat nog open (te behandelen)
- De behandelaar kan nu bovenaan kiezen om een actie toe te voegen (Actie toevoegen):
- Als type actie selecteer je hier "Melding aan leverancier"
- Je vult een omschrijving in van de klacht
- Bij soort contact selecteer je "Quasydoc"
- Indien niet alle contactgegevens voor kwaliteit van deze leveranciers zijn ingevuld in Quasydoc zal er vervolgens gevraagd worden naar een E-mail adres
- Vervolgens selecteer je het Quasydoc icoontje dat zonet is bijgesprongen in de werkbalk van de mail:
Vervolgens zal hetgeen je vooraf ingesteld hebt in het sjabloon automatisch opgehaald worden met betrekking tot deze klacht: