Hoe voeg ik een klantenklacht toe?

Owned by Customer Quasydoc
Last updated: Sept 22, 2021
2 min read

Algemeen

Vooraleer je een klantenklacht kan aanmaken; dien je probleemcodes te hebben aangemaakt in :

Kwaliteitsborging > Probleemcodes

 

Aanmaken klantenklacht

Kwaliteitsborging > Klantenklachten

  • Klik op “Klantenklacht toevoegen”

Dit scherm geeft in tabelvorm een overzicht van alle klachten met een aan aantal gegevens tijdens het invoeren van de klacht.

  • Nr. : klachtnummer automatisch gegenereerd bij het aanmaken van de klacht

  • Status : toestand automatisch gegenereerd en afhankelijk van het stadium van de klacht. Onderstaande statussen kunnen voorkomen:

    • Nieuwe klacht: aangemaakte klacht die nog niet naar een behandelaar werd verstuurd

    • Te behandelen: in afwachting van een actie door de behandelaar

    • Te valideren: in afwachting van goedkeuring van de ondernomen actie, door de QA-manager

    • Commerciële afhandeling: in afwachting van een commerciële actie

    • Afgewerkt: volledig afgehandelde klacht

  • Datum klacht : datum waarop de klacht werd aangemaakt

  • Omschrijving (kort) : korte omschrijving van de klacht 

  • Klant : Selecteer via de knop “KLANT” de klant waarop de klacht betrekking heeft.

  • Beschrijving (detail) :  Geef een gedetailleerde beschrijving van de klantenklacht. Leg duidelijk uit wat er mis is.

  • Actie door : persoon op dit moment verantwoordelijk voor de voortgang van de actie (is afhankelijk van de status van de klacht)

  • Product : product waarop de klacht betrekking heeft

  • Probleemcode : code toegekend bij het invoeren van de klacht. Indien je nog geen probleem codes hebt aangemaakt of een specifieke wenst toe te voegen dien je dit eerst te doen vooraleer je de klacht kunt aanmaken. (zie algemeen - bovenaan)

  • Behandelaar : persoon verantwoordelijk voor de behandeling van de klantenklacht. (is afhankelijk van de probleemcode, niet van de status van de klacht)

  • Opladen bestand: Upload de klantenklachtmail als de klacht via mail binnengekomen is en eventuele foto’s die bij de klantenklacht horen (je kan 1 bestand per keer opladen à bestand uploaden, opslaan, nieuw bestand uploaden, opslaan, etc.)

Zodra er op de knop "behandelaar" geklikt is wordt het groen gekleurde kader van de ontvanger rood.

De ontvanger kan dan geen wijzigingen meer aanbrengen aan de klantenklacht.