Hoe voeg ik een portaal toe?

Algemeen

Het documentportaal biedt u de mogelijkheid om documenten eenvoudig en veilig te delen, zowel binnen uw organisatie als met externe partners.

Tags aanmaken en documenten koppelen

Tags helpen u om uw documenten overzichtelijk te organiseren en snel terug te vinden in het portaal.

  • Ga naar Lokaal beheer > Tags en klik op “Toevoegen”

  • Geef een duidelijke omschrijving in en klik op “Opslaan”. Tags kunnen later aangepast of gedeactiveerd worden.

     

    image-20241223-092740.png

  • Koppel tags aan uw documenten via het documentbeheer. Selecteer een of meerdere tags voor elk document. Dit bepaalt welke documenten zichtbaar zijn in het portaal.

image-20241223-100130.png

 

Een nieuw portaal aanmaken

Een portaal is een unieke, gepersonaliseerde omgeving waar documenten gedeeld kunnen worden.

Lokaal beheer > Portalen

Knop “Toevoegen”

  • Vul de volgende gegevens in:

    • Naam

    • Titel: De titel verschijnt zichtbaar in het portaal en kan in meerdere talen worden ingevoerd.

Kies of het portaal actief of inactief moet zijn. Actieve portalen zijn toegankelijk via de gegenereerde URL.

Navigatiestructuur opzetten

Om gebruikers makkelijk door uw portaal te laten navigeren, stelt u een boomstructuur (navigatietree) in.

  • Voeg knooppunten (nodes) toe, zoals hoofdcategorieën en subcategorieën, afhankelijk van de structuur die u wilt aanbieden.

  • Koppel tags aan elke node. Alleen documenten met deze tags worden zichtbaar onder de betreffende categorie in het portaal.

  • Pas de volgorde of omschrijving van de nodes aan om het portaal overzichtelijk te maken.

Beveiliging instellen

Voor extra beveiliging kunt u IP-beperkingen toevoegen:

  • Ga naar de beveiligingsinstellingen van het portaal.

  • Voeg een lijst toe van toegestane IP-adressen. Alleen gebruikers binnen deze IP-ranges kunnen toegang krijgen tot het portaal.

Het portaal gebruiken

Gebruikers kunnen het portaal openen via de gegenereerde URL.

  • Log in met uw Quasydoc-account.

  • Kies een categorie in de navigatieboom. Onderliggende documenten worden direct weergegeven.

  • Klik op een document om de details en eventuele bijlagen te bekijken. Documenten kunnen eenvoudig gedownload worden.