Comment ajouter une plainte de fournisseur ?
- Customer Quasydoc
Créer une réclamation fournisseur
Assurance de la qualité > Plaintes fournisseur
Description des boutons sous la forme "Plainte fournisseur - Destinataire".
Allez dans la case verte "Destinataire".
Numéro de la plainte : numéro de la plainte généré automatiquement lors de la création de la plainte.
Statut : statut généré automatiquement et dépendant de l'étape de la plainte. Les statuts suivants peuvent se produire :
Nouvelle plainte : plainte créée qui n'a pas encore été envoyée au personne en charge.
A traiter : en attente de l'action du personne en charge
A valider : en attente de l'approbation de l'action entreprise par le manager de qualité
Traitement commercial : attente d'une action commerciale
Annulé : Annulation de la plainte pour une raison précise, l'annulation ne peut être effectuée que par le destinataire de la plainte.
Complété : plainte qui a été complètement traitée.
Destinaire : il s'agit de la personne qui a identifié la plainte.
Action par : personne actuellement responsable de l'avancement de l'action (dépend du statut de la plainte)
Horloge : remplissez la date de la plainte (particulièrement applicable lorsqu'une plainte n'est pas enregistrée le jour de l'entrée dans Quasydoc)
Description brève (champ obligatoire) : donnez une brève description de la plainte du fournisseur. Cette information apparaît dans la vue d'ensemble et doit donc être concise et claire.
Description détaillée : donnez une description détaillée de la plainte du fournisseur. Expliquez clairement ce qui ne va pas.
Fournisseur (champ obligatoire) : Sélectionnez le fournisseur par le bouton "Fournisseur". Note : Sélectionnez d'abord le fournisseur avant de sélectionner un produit ! Vous ne recevrez que les produits livrés par le fournisseur.
Produit (champ obligatoire) : sélectionnez via le bouton "Produit" le produit auquel la plainte se réfère.
Numéro de lot : remplissez le numéro de lot pour une traçabilité plus poussée.
Date de livraison : Sélectionnez via le calendrier la date à laquelle le produit en question a été livré au client.
Quantité : Indiquez la quantité à laquelle la plainte se rapporte. Attention : toujours calculer la quantité à l'unité de vente, celle-ci sera remplie automatiquement.
Code problème (champ obligatoire) : sélectionnez via le bouton "Code problème" un code prédéfini pour le problème. Allez au : Assurance de la qualité - codes de problèmes.
Personne en charge (champ obligatoire) : Selon le code du problème, un personne en charge est sélectionné, si vous voulez désigner une autre personne comme personne en charge, sélectionnez-le via le bouton "Personne en charge".
Point de contrôle critique : ce champ est automatiquement coché si le code de problème sélectionné est défini comme un point de contrôle critique. Attention : cela ne se produit que lorsque la plainte a été enregistrée ou transmise au personne en charge.
Appuyez sur le bouton "Personne en charge" pour transmettre la plainte ou sur le bouton "Sauvegarder" si vous souhaitez encore ajouter ou modifier des données avant de les envoyer au personne en charge.
Enquêter et traiter les plaintes des fournisseurs par le personne en charge
Description des boutons du formulaire "Plainte fournisseur - personne en charge".
Sauvegarder : Sauvegarde les informations saisies pour un traitement ultérieur.
Destinataire : Renvoie la plainte au destinataire après avoir donné une raison.
Manager de qualité : envoie la plainte au manager de qualité pour vérifier l'action entreprise / la raison invoquée.
Ajouter ACP : Ouvre l'écran "Action" pour les actions correctives et préventives. Ici, une action corrective étendue peut être créée directement.
Nouvelle action : Ajoute une action prise par le personne en charge
Historique : donne un historique de l'évolution de la plainte du fournisseur.
Annuler : arrête la plainte d'un fournisseur après qu'une raison d'annulation ait été donnée.
Fermer : retour à l'écran "Plaintes au fournisseurs" sans enregistrement
Comment traiter une plainte d'un fournisseur ?
Allez dans la case verte "Personne en charge", il s'agit de la personne qui traitera la plainte.
Sélectionnez, à l'aide du bouton "Nouveau action", l'action que vous avez entreprise.
Si, par exemple, vous faites un rapport au fournisseur et que vous attendez une réponse de sa part, appuyez sur le bouton "Sauvegarder".
Si vous avez reçu une réponse du fournisseur, sélectionnez à nouveau via le bouton "Nouvelle action" "Réponse du fournisseur".
Continuez à prendre les mesures nécessaires jusqu'à ce que la plainte soit résolue de manière adéquate pour vous. L'avancement des actions est suivi sous la rubrique "Action".
Action corrective du fournisseur (champ obligatoire) : Décrire l'action prise (de préférence par le fournisseur) pour éviter le problème à l'avenir.
Note : dans ce champ, donnez des détails sur les résultats trouvés, tels que la cause, les actions entreprises, ...
Appuyez sur le bouton "Manager de qualité” " pour transmettre la plainte.
Si vous voulez plus d'informations ou si vous ne pouvez pas traiter la plainte, appuyez sur le bouton "Destinataire".
Vérifier les mesures prises par le manager de qualité.
Comment vérifier une action ?
Allez dans la case verte "QM".
Appuyez sur le bouton "Traité efficacement" si la plainte a été traitée correctement et efficacement.
Appuyez sur le bouton "Pas traité efficacement" si la plainte n'a pas été traitée correctement. Remplissez le champ obligatoire "Remarque".
Traitement commercial de la plainte du fournisseur (= tâche du manager qualité)
Pour pouvoir le faire, vous devez avoir le rôle "Conclusion commerciale plaintes aux fournisseurs" en tant qu'utilisateur. (Voir "Rôles" pour plus d'informations).
Allez dans la boîte verte "COMM" ..... C'est dans cette phase que s'effectue le traitement commercial.
Déterminez ici comment le contact avec le fournisseur a eu lieu (l'option "sans objet" est également possible ici).
Sélectionnez également si une note de crédit est applicable et la date du contact.
Une fois que tout est saisi, cliquez sur le bouton "FERMER".