Voordat je een klantenklacht kunt toevoegen dien je hiervoor bestemde "probleemcodes" in te stellen. Ga hiervoor naar probleemcodes
Hoe een Leveranciersklacht invoeren ?
- Basisgegevens > Kwaliteitsborging > Leveranciersklachten
- Ga naar het groen gekleurde kader “Vaststeller”
- Verplicht veld “Omschrijving (kort)” : Geef een korte omschrijving van de Leveranciersklacht, deze informatie verschijnt in het algemeen overzicht en moet dus bondig en duidelijk zijn
- Verplicht veld “Leverancier” : Selecteer via de knop “Leverancier” de leverancier .
- Opmerking : Selecteer eerst de leverancier voordat u een product selecteert !! U krijgt dan bij producten enkel die producten die de betreffende leverancier levert.
- Verplicht veld ”Product” : Selecteer via de knop “Product” het product
- Veld “Beschrijving detail” : Geef in detail alle bijkomende informatie voor deze leveranciersklacht
- Veld “Lotnummer” : Vul het lotnummer in voor verdere traceerbaarheid
- Veld “Datum levering” : Selecteer via de kalender de datum waarop het betreffende product bij de klant geleverd werd.
- Veld “Hoeveelheid” : Geef de hoeveelheid in waarop de klacht betrekking heeft. Opgelet : herreken de hoeveelheid steeds naar de verkoopseenheid, deze wordt automatisch ingevuld.
- Verplicht veld “Probleemcode” : Selecteer via de knop “Probleemcode” een vooraf gedefinieerde code voor het probleem. Deze codes beheerd door uw lokale beheerder (Lokaal beheer – probleemcodes).
- Veld “Kritisch controlepunt” : dit veld wordt automatisch aangevinkt als de geselecteerde probleemcode werd gedefinieerd als een kritisch controlepunt. Opgelet : dit gebeurt pas als de klacht werd opgeslagen of door gestuurd naar de behandelaar.
- Verplicht veld “Behandelaar” : Afhankelijk van de probleemcode wordt er een behandelaar geselecteerd, indien u een andere persoon als behandelaar wenst aan te duiden selecteer deze dan via de knop “Behandelaar”.
- Druk op de knop “Behandelaar” om de klacht door te sturen of op de knop “Opslaan” als u nog gegevens wenst toe te voegen of te veranderen vooraleer u ze naar de behandelaar stuurt.
Leveranciersklacht onderzoeken en behandelen door de behandelaar (kader 2)
Beschrijving van de knoppen in het formulier “Leveranciersklacht - behandelaar”
- Opslaan : Slaat de ingegeven informatie op voor verdere verwerking
- Ontvanger : Stuurt de klacht terug naar de ontvanger nadat een reden werd opgegeven
- Quality manager: Stuurt de klacht Quality Manager om de ondernomen actie / reden te verifiëren
- CPA toevoegen : Opent het scherm “Actie” bij corrigerende en preventieve acties. Hier kan direct een uitgebreide corrigerende actie aangemaakt worden.
- Actie toevoegen: Voegt een actie toe ondernomen door de behandelaar
- Historiek : geeft een historiek van het verloop van de leveranciersklacht
- Annuleer : zet een leveranciersklacht stop nadat een reden voor annulatie werd opgegeven
- Sluiten : keert terug naar scherm “Leveranciersklachten” zonder op te slaan
Hoe een leveranciersklacht behandelen ?
- Ga naar het groen gekleurde kader “Behandelaar”
- Selecteer via de knop “Actie toevoegen” welke actie u ondernomen heeft. Als u bv. een melding doet aan de leverancier en u verwacht een antwoord van de leverancier drukt u daarna op de knop “Opslaan”. Als u een antwoord heeft van de leverancier selecteert u opnieuw via de knop “Actie toevoegen” “antwoord van leverancier”. Blijf de nodige stappen ondernemen totdat de klacht voor u voldoende behandeld is. Het verloop van de acties wordt bijgehouden onder de hoofding “Actie”.
- Verplicht veld “Corr. Actie Lev.” : Omschrijf de ondernomen actie (bij voorkeur door de leverancier) om het probleem in de toekomst te vermijden.
- Veld “Opmerking” : geef in dit veld de details m.b.t. de gevonden resultaten zoals oorzaak, ondernomen acties, …
- Druk op de knop “Quality Manager” om de klacht door te sturen, indien u meer informatie wenst of de klacht niet kan behandelen drukt u op de knop “Ontvanger”
Ondernomen actie verifiëren door de Quality Manager (kader 3)
Hoe een actie verifiëren ?
- Ga naar het groen gekleurde kader “QM”
- Druk op de knop “Verificatie OK” indien de klacht correct en doeltreffend behandeld werd
- Vul het verplicht veld “Opmerking” in en druk op de knop “Verificatie NOK” indien de klacht niet correct behandeld werd.
Het laatste tabblad is het tabblad "Commerciële afhandeling". Om dit te kunnen doen dien je als gebruiker de rol "Commerciële afhandeling leveranciersklachten" te hebben. Ga naar "Rollen" voor meer informatie.