Workflow - Actie

Een workflow is opgebouwd uit één of meerdere acties die parallel kunnen opgestart worden.
De meeste workflows beperken zich tot één actie. We gaan ons daarom in deze initiële opleiding beperken tot workflows die uit één actie bestaan. Het is op basis hiervan niet zo moeilijk om dat uit te breiden tot meerdere acties.
Met behulp van de knop “Actie” kan een actie gedefinieerd worden. De actie dient opgeslagen te worden vooraleer je de verschillende tabbladen (Tabbladen – Stappen – Herinnering) kan editeren.

Tabbladen
Tabbladen vormen de userinterface. We bouwen hier als het ware de schermen op die de gebruiker gaat te zien krijgen. We doen dit door de velden die we eerder gedefinieerd hebben op tabbladen te schikken. Met behulp van de knop “Toevoegen tabblad” kunnen tabbladen gedefinieerd worden. We kunnen zoveel tabbladen maken als nodig. Maximaal aantal velden dat op een tabblad kan gedefinieerd worden is gelijk aan 30.

Opmerking
Velden van het type opmerking en bijlage hebben in functie van de positie die zij innemen op het tabblad een aangepaste breedte.
Als ze in de linkerkolom worden gepositioneerd, terwijl er op dezelfde hoogte rechts geen veld word geselecteerd, dan nemen ze automatisch de hele breedte van het scherm in. In de andere gevallen blijven ze binnen de grenzen van hun kolom.

Stappen
De opeenvolgende stappen bepalen de workflow. We definiëren de verschillende stappen en leggen een volgorde vast door per stap een “Volgende stap” en een “Stap bij afkeur” te bepalen.
Een stap zonder voorgaande stap (één die nergens als “volgende stap” wordt vermeld) is de eerste stap. Hiermee begint de workflow. Een stap zonder volgende stap is de laatste stap. Daar eindigt de workflow.

In het tabblad algemeen worden hier volgende gegevens ingegeven:

• Omschrijving Nl/Fr/En/De: De naam van de stap in de talen die door het bedrijf ondersteund worden;
• Volgende stap / Stap bij afkeur: Hiermee wordt het verloop van de workflow bepaald;
• Knop volgende stap/bij afkeur Nl/Fr/En/De: Hiermee kan je de benaming van de knoppen aanpassen aan de inhoud van de workflow.
• Aantal goedkeurders nodig: In geval er meerdere goedkeurders zijn kan je hier beslissen hoeveel personen hun goedkeuring moeten geven opdat de flow zou verder gaan.
• Volgorde: Dit heeft geen functie met betrekking tot het verloop van de workflow, het bepaalt enkel de volgorde waarin de stappen getoond worden in het overzicht.
• Stuur herinneringsmail na x dagen: Indien de stap niet is uitgevoerd na x dagen krijgt de uitvoerder automatisch een reminder per mail.

Vanuit het overzichtsscherm met de verschillende stappen in, kunnen de stappen nu verder uitgewerkt worden door per stap op één van de hyperlinks te klikken:

• Stap
• Mail
• Wijzig rechten

Hyperlink “Stap”
Via deze hyperlink komen we terug in de detailgegevens van de definitie van deze stap. We onderscheiden hier 3 soorten tabbladen:

• Algemeen
• Help: waar de helptekst specifiek voor deze stap in de verschillende talen kan worden opgeladen.
• Tabbladen gedefinieerd voor deze actie à knop “Tabblad toevoegen”kan je deze tabbladen zichtbaar maken.

De volgorde van de schermen wordt bepaald door volgorde van aanmaak. Je kan voor elke stap aan de velden van het tabblad eigenschappen toekennen : Enkel lezen – Verplicht (invullen).

Hyperlink “Stap”
In het tabblad “help” kunnen op identiek dezelfde manier als hoger besproken werd voor de algemene helpteksten op workflowniveau, helpteksten specifiek voor elke stap worden ingegeven. Waar de algemene helptekst gekoppeld was aan de “help”-knop in het workflow overzicht, is deze stap-specifieke helptekst gekoppeld aan de “help”-knop die bij de stap in kwestie verschijnt. Op die manier wordt een nieuwe gebruiker zo goed mogelijk ondersteund.

De opgeladen helpteksten kunnen rechtstreeks vanuit het tabblad “stappen” van de actie in kwestie worden geraadpleegd, zoals hieronder uit de aangepaste schermafdruk blijkt.

Om een actie helemaal af te sluiten is het nodig om een laatste stap “Afgewerkt” te creëren. Belangrijk is om in die stap alle velden die getoond worden “Enkel lezen” als attribuut te geven. Zo bekomt men dat niemand nog iets kan wijzigen aan een afgewerkte flow.

Voor het specifieke afdruk te maken kan je in het gelijknamige tabblad een sjabloon opladen. De afdruk gebeurt in de stap zelf -> Afdrukken vanaf template

Voorwaarden

• Word document
• Velden moeten getagd zijn, deze tags moeten tussen $-tekens staan.

Hyperlink “Wijzig rechten”
Via de hyperlink “Wijzig rechten”, uiterst rechts in het menu, kan per stap bepaald worden welke de rechten de verschillende gebruikers en groepen van gebruikers hebben.
Dit is een kritisch onderdeel om te bekomen dat de juiste persoon (gebruiker) de juiste velden kan aanpassen.
Standaard staan de rechten voor alle groepen op“Onzichtbaar”

• “Onzichtbaar”: deze gebruikers zien het record niet in het overzicht;
• “Geen toegang”: deze gebruikers zien het record in het overzicht, doch kunnen het niet openen;
• “Enkel lezen”: deze gebruikers zien het record in het overzicht, en kunnen het openen, zonder dat ze iets kunnen wijzigen;
• “Wijzigen”: deze gebruikers zien het record in het overzicht, kunnen het openen en kunnen binnen de toegestane attributen op veldniveau wijzigingen aanbrengen. Enkel de verantwoordelijke van de functie wordt per mail verwittigd.
• “Toevoegen”: deze gebruikers kunnen, los van de vorige rechten een record toevoegen.
• “Informeer”: alle gebruikers van die functie zullen per mail geïnformeerd worden.

Hyperlink “Wijzig rechten”
In de tweede stap “risico behandelen” moet de in de vorige stap aangeduide productieverantwoordelijke melding krijgen dat hij de interventie moet uitvoeren. Hij moet geïnformeerd worden in combinatie met rechten tot wijzigen, om het resultaat van zijn interventie te kunnen ingeven. Zijn collega’s en de melder moeten leesrechten hebben.

Hyperlink “Mail”
Met behulp van een webeditor kan hier een gepersonaliseerde mail worden opgesteld, zowel naar de uitvoerders als naar de personen die geïnformeerd moeten worden. Er kan een aparte mail worden gemaakt in geval van goedkeuren en in geval van afkeuren van de vorige stap. Door middel van een keuzelijst kunnen de verschillende velden uit de workflow in de mailsjabloon worden geïntegreerd. Er is een speciaal veld voorzien om in de mail een hyperlink naar de actie in kwestie te integreren.

Herinneringen
Indien er datumvelden gebruikt worden, bv. “due dates”, die per stap kunnen worden ingegeven, is het mogelijk om gerelateerd aan die datumvelden herinneringsmails te sturen naar de verantwoordelijke voor uitvoering van de actie.
Deze kunnen per taal worden opgesteld.